Działania w świecie VUCA

Jakiś czas temu opublikowałem wpis “VUCA a architektura korporacyjna“. VUCA jest skrótem, który pochodzi od słów Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity, czyli zmienność, niepewność, złożoność oraz niejednoznaczność. VUCA jest postrzegany jako mechanizm opisujący zewnętrzne i wewnętrzne uwarunkowania wpływające na funkcjonowanie organizacji  w XXI w. W jednym z ostatnich numerów Harvard Business Review (edycja polska) pojawił się ciekawy materiał (Co oznacza VUCA – autorstwa N. Bennett i G. Lemoine) wskazujący, że VUCA jest zbyt dużym uproszczeniem (chociaż z marketingowego punktu widzenia, jest to świetny pomysł). Dlaczego jest to zbyt duże uproszczenie?

Okazuje się bowiem, że podejście do każdego ze składowych VUCA powinno być całkowicie różne. Co to oznacza w praktyce? Niezbędne jest rozłożenie VUCA na części pierwsze i rozpatrzenie każdego elementu oddzielnie.

Złożoność ma miejsce wówczas, kiedy na daną sytuację składa się wiele powiązanych ze sobą elementów, które są opisywane poprzez  bardzo dużą ilość zmiennych. Znaczna część informacji jest dostępna lub można je przewidzieć, ale ze względu na ich ilość lub charakter  ich przetworzenie nie jest możliwe. W takiej sytuacji niezbędne jest często przeorganizowanie działalności (zgodnie z zasadą: piękne jest proste) oraz/albo wykształcenie kompetencji wewnątrz organizacji, które pozwolą przetwarzać wielkie zasoby informacji.

Zmienność występuje wówczas, kiedy dana sytuacja ma nieoczekiwany charakter. Bardzo często informacje na jej temat są jdnak dostępne, a sama sytuacja nie jest skomplikowana. Aby zaadresować taki przypadek organizacja powinna posiadać wolne “moce przerobowe” (rodzaj bufora bezpieczeństwa) – może to być trudne, kiedy organizacje są “wyciskane” ze wszystkich minimalnie chociaż niewykorzystywanych zasobów.

Niejednoznaczność to stan w którym związki przyczynowo-skutkowe są kompletnie nieczytelne. Brakuje wcześniejszych doświadczeń. Jest to sytuacja której „nie wiadomo, czego nie wiadomo”. Rekomendowanym sposobem postępowania jest podjęcie działań w zakresie zrozumienia związków przyczynowo–skutkowych. Jest to możliwe poprzez sformułowanie hipotez i przetestowanie ich – za pomocą eksperymentu/prototypu.

Niepewność charakteryzuje się tym, że co prawda pomimo braku dodatkowych informacji określone relacje przyczynowo–skutkowe są znane, ale prawdopodobieństwo wystąpienie zmian jest możliwe, choć nieoczywiste. Rekomendowane jest wówczas pozyskanie umiejętności gromadzenia i interpretowania informacji oraz dzielenia się nimi wewnątrz organizacji. To będzie podstawą do obniżenia poziomu niepewności.

Przy czym, trzeba zaznaczyć, że te podejścia przestają działać kiedy nagle mamy konglomerat sytuacji – czyli nałoży się nam na raz np. złożoność i zmienność, albo niepewność i złożoność… Można to porównać do sytuacji niejednoznacznego obrazu klinicznego, który jest konsekwencją kilku chorób. Wówczas ciężka jest dobrać właściwy sposób postępowania (bez posiadania wieloletniego doświadczenia).