VUCA a architektura korporacyjna

W jednym z artykułów opublikowanych ostatnio na ComputerWorld On-Line pojawił się skrót VUCA –  czyli Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity. Został on przetłumaczony na języki polski jako: zmienność, niepewność, złożoność oraz niejednoznaczność. VUCA może być postrzegany jako model, który identyfikuje zewnętrzne i wewnętrzne uwarunkowania wpływające na funkcjonowanie organizacji  w XXI w. Przy czym sam skrót VUCA został wprowadzony pod koniec lat 90-tych XX wieku i pierwotnie użyty na potrzeby wojskowości (został on wykorzystany przez U.S. Army War College do opisu sytuacji geopolitycznej po zakończeniu Zimnej Wojny).

Obecnie coraz częściej określenie to znajduje zastosowanie w zarządzaniu organizacjami i naukach społecznych (odzwierciedla on tzw. nowy porządek, który zapanował w gospodarce światowej po rozpoczęciu kryzysu finansowego z lat 2008-2009). Odnosi się ono do warunków (kontekstu) w jakich przyszło funkcjonować współczesnym organizacjom:

• V(olatility) = zmienność.  Pod tym pojęciem kryje się charakter i dynamika zmian, charakter i natura sił oddziałujących na organizację  oraz katalizatory tych zmian. Zmiany nie mają już przewidywalnego wzorca – przypominają one nagłe turbulencje. W świecie IT oznacza to, że jeżeli pomiędzy działaniami planistycznymi a realizacyjnymi upływa więcej niż 6 miesięcy może się okazać, że sformułowane na początku założenia i wymagania stają się nieaktualne.
• U(ncertaint) = niepewność.  Pod tym pojęciem kryje się brak przewidywalności zaistnienia określonych zdarzeń, szanse na zaskoczenie oraz niskie poczucie świadomości i zrozumienia wstępujących problemów i wydarzeń. W świecie IT oznacza to zasadność stosowania wprowadzania rozwiązań w chmurze, które są o wiele mniej wiążące i bardziej elastyczne niż klasyczne umowy outsourcingowe.
• C(omplexity) = złożoność.  Pod tym pojęciem kryje się  chaos i zamieszanie, które otaczają organizację, a także brak  usystematyzowanej wiedzy kluczowej z punktu widzenia funkcjonowania organizacji. W świecie IT oznacza to, że zgodnie z badaniami Nucleus Research duże organizacje posiadają informacje jedynie o 55% posiadanych komponentów informatycznych.
• A(mbiguit) = niejednoznaczność. Pod tym pojęciem kryje się mętność (brak jasnych uwarunkowań) otaczającej organizację rzeczywistości, potencjał błędnie odczytywanych znaczeń, warunków i relacji przyczynowo-skutkowych. W świecie IT oznacza to konieczność ciągłego monitorowania wpływu czynników sterujących na środowisko informatyczne.

VUCA wyznacza granice klasycznego planowania rozwoju organizacji. Poddaje ono wątpliwość zasadności długoterminowych prognoz i planowania. W świecie IT oznacza to, że często projekty o wielomilionowych budżetach i jednocześnie długim okresie realizacji powinny być przejrzane, a niewykluczone, że znaczna część z nich powinna zostać zaniechana. Wynika to z faktu, że to co działało przez ostatnie lata, w chwili obecnej nie wystarcza (bardzo szybko się dezawuuje). Co więcej w przypadku, kiedy organizacja działa w środowisku VUCA powinna ona dążyć do jednoczesnego osiągnięcia sprzecznych celów. Jak wskazuje prof. John Sullivan: “ruch w różnych kierunkach w tym samym czasie powinien stać się normą”.

Organizacje, na których funkcjonowanie ma wpływ VUCA powinny wykształcić następujące kompetencje:

1. Posiąść umiejętność przewidywania czynników, które kreują nowe warunki.
2. Posiąść umiejętność przewidywania konsekwencje tych czynników i podejmowanych w odpowiedzi na nie działań.
3. Posiąść umiejętność analizy współzależnych czynników.
4. Posiąść umiejętność przygotowania się do funkcjonowania w nowej rzeczywistości i opracowwania działań alternatywnych.
5. Posiąść umiejętność interpretowania i adresowania istotny szans.

Odpowiedzią na VUCA jest podejście określane mianem “VUCA Prime”, które zostało opracowane przez Boba Johansena, z Institute for the Future, autora m.in. książki “Leaders Make the Future: Ten New Leadership Skills for an Uncertain World.  Johansen zaoponował, aby organizacje w odpowiedzi na VUCA zdobyły następujący zestaw umiejętności: Vision (Wizja), Understanding (Zrozumienie), Clarity (Jasność), oraz Agility (Elastyczność).

Czyli:

• V(olatility) można przeciwstawić V(ision).  Zdaniem Johansena posiadanie wizji działania organizacji jest szczególnie istotne w burzliwych czasach, pozwala jej przetrwać występujące turbulencje.
• U(ncertaint) można przeciwstawić U(nderstanding).   Zdaniem Johansena organizacje, które posiadły umiejętności komunikacyjne, wykraczające poza standardowe ramy poszczególnych obszarów biznesowych mają dużą szansę na realizację wcześniej określonej wizji.
• C(omplexity)  można przeciwstawić C(larity). Johansen zauważa, że powinny zostać wprowadzone odpowiednie procesy zarządcze pozwalające dostarczyć decydentom informacji, które są niezbędne do podejmowania właściwych decyzji.
• A(mbiguit) można przeciwstawić A(gility). Johansen wskazuje, że organizacje powinny posiąść zdolność szybkiej adaptacji i przeprowadzani zmian, dostosowujących zasady ich funkcjonowania do chaotycznego otoczenia.

W tym momencie dochodzimy do zastosowania architektury korporacyjnej w organizacjach, które funkcjonują w środowisku VUCA. Wydaje się, że może to być doskonały środek, umożliwiający:

• wykreowanie realistycznej wizji działania organizacji,
• zbudowanie mechanizmów komunikacji pomiędzy różnymi pionami organizacyjnymi,
• zaprojektowanie efektywnych procesów biznesowych – w szczególności w obszarze informacji zarządczej,
• pozyskanie zdolności przez organizację do przeprowadzania w efektywny sposób ciągłych zmian transformacyjnych.

Podsumowując, na pewno podejście architektoniczne nie jest magiczną różdżką, która pozwoli rozwiązać wszystkie problemy (niezbędne jest w tym miejscu podkreślenie czynników miękkich – takich jak umiejętności przywódcze). Jednocześnie rozsądnie wdrażane tego podejścia pozwala lepiej funkcjonować organizacją w turbulentnych czasach.