Co zrobić, żeby nie było nowego falstartu e-administracji?

23 kwietnia Michał Boni, Minister Administracji i Cyfryzacji, przedstawił raport „Państwo 2.0. Nowy start dla e-administracji”. Na szczegółową lekturę i poszerzoną ocenę tego liczącego 89 stron dokumentu przyjdzie jeszcze czas, ale obecnie chciałbym podzielić się moimi refleksjami – jak zaprezentowana w nim wizja nowego otwarcia dla polskiej e-administracji wiąże się z koncepcjami architektonicznymi (a w szczególnością z koncepcją architektury korporacyjnej państwa).

Autorzy tego raportu we wstępie piszą, iż ma on dwa zadania:

• przedstawić w syntetyczny sposób informacje na temat stanu realizacji projektów dotyczących informatyzacji i cyfryzacji wchodzących w zakres kompetencji Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji;
• zaprezentować kierunki dalszych działań w obszarze informatyzacji i cyfryzacji Polski, ze szczególnym uwzględnieniem działań na rzecz rozwoju i poprawy e-administracji.

Podkreślone jest, że w ramach polskiej administracji publicznej realizowanych jest obecnie ponad kilkaset projektów. W wyniki przeglądu znacznej części tych projektów (przeprowadzonego na potrzeby przygotowania raportu), okazało się, że większość z nich skażona jest:

• brakiem szerszej strategicznej wizji cyfryzacji państwa,
• koncentracją na zakupie sprzętu i technologii (zamiast na wsparciu świadczenia cyfrowych usług publicznych nakierowanych na potrzeby obywateli),
• koncentracją na perspektywie techniczno–sprzętowej, a nie perspektywie funkcjonalnej,
• petryfikowaniem silosów informatycznych (zamiast zapewnieniu przepływu informacji bez barier pomiędzy poszczególnymi jednostkami), co wynika między innymi z braku koordynacji realizowanych w administracji publicznej projektów informatycznych.

Zdaniem autorów raportu odpowiedzią na te bolączki jest wprowadzenie koncepcji nazwanej „informatyzacją zintegrowaną” działającą w oparciu o cztery podstawowe zasady:

• Informatyzacja musi być podporządkowana obiegowi informacji, a nie odwrotnie.
• Należy mówić o procesach w administracji publicznej i usługach jakie one zapewniają, a nie o projektach informatycznych.
• Wybrane i realizowane rozwiązania muszą gwarantować najlepszą możliwą relację wyników do zaangażowanych nakładów.
• Państwo neutralne technologicznie, gwarantujące obywatelom dostęp do cyfrowych usług, bez względu na wykorzystywanych przez nich system operacyjny/urządzenie.

Ponadto zdaniem twórców niezbędne jest wprowadzenie do administracji publicznej podejścia procesowego, a w szczególności zdefiniowania biznesowych właścicieli procesów, którzy określą zmiany merytoryczne i będą umieli dopasować do nich rolę konkretnych rozwiązań informatycznych (a nie odwrotnie jak jest to realizowane do tej pory). Zdaniem twórców raportu „informatyzacja zintegrowana” powinna doprowadzić do powstania spójnego systemu informacyjnego państwa. Narzędziem pomocnym w realizacji tego zadania ich zdaniem jest wypracowania modelu architektury logicznej systemu informacyjnego państwa. Za tym powinno iść określenie oraz skatalogowanie usług, jakie dostarczają poszczególne bloki funkcjonalne oraz usług pożądanych, jeśli na tym etapie są znane. Od strony organizacyjnej zakłada się, że:

• do lipca 2012 r. przygotowanie zostaną warunki organizacyjne do wypracowania modelu architektury logicznej systemu informacyjnego państwa,
• do końca 2012 r. opracowany zostanie wstępny modelu architektury logicznej systemu informacyjnego państwa zorientowany na świadczenie e-usług,
• do roku 2020 opracowanie i podjęcie wdrożenia modelu architektury logicznej systemu informacyjnego państwa we współpracy z głównymi właścicielami e-usług, w zakresie niezbędnym z punku widzenia zarządzania oraz wdrożenie mechanizmów jego utrzymania.

W tym momencie należy zastanowić się czy podejście zaprezentowane w raporcie (a w szczególności opracowanie architektury systemu informacyjnego państwa) jest wystarczające. Punktem wyjścia do udzielenia odpowiedzi na to pytanie jest stwierdzenie, że obecnie nie powinno mówić się praktycznie o projektach informatycznych (z drobnymi wyjątkami), lecz o projektach o charakterze biznesowym (merytorycznym) z mniejszym lub większym udziałem komponentów IT. Po drugie nawet zakończony sukcesem projekt nie gwarantuje osiągnięcia założonych korzyści biznesowych.

Wynika to z faktu, że projekt dostarcza do organizacji wyłącznie produkty (np. rozwiązania informatyczne). Bardzo często jednakże, produkty te nie są właściwie zaabsorbowane przez organizację (z zewnątrz wygląda to tak, że organizacja działa gorzej po wdrożeniu systemu niż przed jego wprowadzeniem). Dlatego raczej należałoby mówić kategoriami wartości publicznej (public value) dostarczanej przez programy (składających się z wielu skoordynowanych ze sobą projektów), które są realizowane w jednostkach sektora publicznego.

Wreszcie, w celu przełamania występujących obecnie problemów w zakresie modernizacji państwa i przygotowania jednostek sektora publicznego do cyfrowej transformacji, która będzie miała miejsce w nadchodzących latach (autorzy raportu piszą wręcz: „w najbliższych latach zmieni się zarówno rola, jak i sposób funkcjonowania instytucji państwa. Przed urzędnikami stoi wielkie i fascynujące zadanie: w roku 2030 administracja będzie musiała używać innych niż obecnie i dziś nawet trudnych do przewidzenia narzędzi do wykonywania swych zadań, do obsługi obywateli i współpracy z nimi”) nie wystarczy architektura systemów informacyjnych. Potrzeba jest pełna architektura korporacyjna państwa – koncentrująca się przede wszystkim na aspektach organizacyjno-legislacyjnych. Bez tego nie uda się zarówno „nowe otwarcie dla e-administracji” jak i budowa Polski Cyfrowej.

Podsumowując: wydaje się, że raport zawiera dość dobrą diagnozę "choroby nieefektywności" toczącej proces informatyzacji/cyfryzacji polskiej administracji publicznej, ale powinno być zaaplikowane mocniejsze lekarstwo (tj. zamiast architekturze systemu informacyjnego państwa, należałoby mówić o architekturze korporacyjnej państwa – jako narzędziu przygotowującym jednostki sektora publicznego do cyfrowej transformacji).