Proste reguły jako forma wyrażania strategii biznesowej

Co jakiś czas na tym serwisie wracam do zagadnień na styku zarządzania i architektury korporacyjnej. W szczególności dotyczy to relacji między strategią i architekturą. Obecnie chciałbym odnieść się do koncepcji prostych reguł. Po raz pierwszy o koncepcji prostych reguł (ang. Simple Rules) została zaproponowana przez K. Eisenharda i D. Sulla w artykule Strategy as Simple Rules opublikowanym w renomowanym czasopiśmie Harvard Business Review w styczniu 2001 r. Autorzy zauważają, że w celu wykorzystywania szybko pojawiających się, ale i szybko znikających szans należy wyrażać strategię organizacji nie w postaci złożonych mechanizmów zarządczych, w postaci tzw. prostych reguł, według których realizowane będą działania organizacji. Wyznaczają one granice akceptowalnych zachowań, a równocześnie pozostawiają wiele miejsca na elastyczność w obrębie tych granic.

Formułują oni następującą listę celów i odpowiadających im zasad:

• zasady typu „jak” – pozwalają określić główne właściwości funkcjonowania procesów wewnątrz organizacji i wskazać, dlaczego procesy te dają przewagę nad konkurencją;
• zasady definiujące granice – pozwalają skupić uwagę na najważniejszych okazjach możliwych do wykorzystania przy rozwoju organizacji;
• zasady dotyczące priorytetów – pozwalają uszeregować zaakceptowane zadania w odpowiednim porządku;
• zasady dotyczące czasu – pozwalają na synchronizację działań związanych z wykorzystaniem pojawiających się szans w zakresie rozwoju organizacji, a tym samym na dostosowanie się do szybko zmieniającego się otoczenia i innych części organizacji;
• zasady wyjścia – stanowią filtr do odrzucania określonych przedsięwzięć.

Od samego początku, mimo że w literaturze wskazywano na liczne ograniczenia tego podejścia (w tym nierozwinięty warsztat badawczy w porównaniu z pozostałymi szkołami zarządzania strategicznego), to jednak koncepcja ta spotkała się ono ze znacznym zainteresowaniem teoretyków i praktyków. Podejście to pierwotnie odnosiło się do firm, obecnie zaczyna mieć również zastosowanie do organizacji publicznych.

Jak należy podejść do formułowania prostych reguł? D. Sull oraz K. Eisenhardt w artykule pt. “Proste reguły w złożonym świecie ” z lutego 2013, który został opublikowany w Harvard Business Review Polska wskazują na konieczność wykonania trzech kroków:

1. Na początku należy zdefiniować cele organizacji – tj. co ta organizacja chce osiągnąć. Może to być np.: poprawa rentowności, wzrost udziału w rynku, zwiększenie innowacyjności produktów?
2. Następnie należy zidentyfikować wąskie gardło, które uniemożliwia realizację tych celów. Należy zaznaczyć, że wąskie gardło powinno być względnie konkretnym, dobrze zdefiniowanym procesem lub fazą procesu, a nie szeroko zakrojonym zamierzeniem.
3. Wreszcie należy stworzyć proste reguły sterowania wąskim gardłem, które są podstawą do podejmowania określonych zachowań w organizacji.

Na co należy zwrócić uwagę tworząc proste reguły?

1. Próby objęcia regułami całej tej aktywności organizacji prowadzą do spisywania licznych deklaracji, które tylko ładnie wyglądają na papierze, ale nic nie wnoszą.
2. Najlepsze reguły bazują na wnikliwej analizie doświadczeń historycznych – dlatego powinno się je tworzyć w postaci serii kilku warsztatów. Antywzorcem jest t tworzenie reguł na bazie ostatnich doświadczeń i osobistych uprzedzeń oraz lekceważenie nietypowych informacji.
3. Reguły muszą tworzyć ludzie, którzy się będą nimi posługiwać (a nie wynajęci konsultanci). Co więcej autorzy tych reguł na bieżąco powinni je testować i oceniać, czy nie są zbyt ogólnikowe, ograniczające lub uciążliwe.
4. Reguły powinny być konkretne, proste do zrozumienia. Ale jednocześnie mogą być sformułowane na bazie zaawansowanych modeli statystycznych lub w efekcie szczegółowej analiz (uwaga: należy unikać jednak reguł, które wydają się proste, ale w rzeczywistości wymagają ogromnych ilości analiz – podczas ich stosowania).
5. W regułach nie powinny występować określenia abstrakcyjne (takie jak „innowacyjny” lub „strategiczny”) oraz modne ( na przykład „synergia” lub „konwergencja”).
6. Reguły powinny być aktualizowane wraz ze zmieniającą się organizacją i jej otoczeniem.
7. Liczba reguł powinna być ograniczona do kilkunastu. Oznacza to, że jeżeli chce się dodać nową regułę oznacza to,  że należy zrezygnować z mniej ważnej zasady (od razu pojawia się pytanie – jak wybrać tą mniej ważną zasadę ;).

Oczywiście należy mieć świadomość, że koncepcja ta – nie jest “lekiem na wszystkie problemy”. Na pewno jednak stanowi pewien powiew świeżości w obszarze zarządzania strategicznego. I jest przynajmniej próbą odpowiedzi na pytanie – jak podejść do strategii w obecnych, burzliwych czasach.

Dla tych wszystkich, którzy dotarli do tego miejsca we wpisie ogłaszam mały konkurs. Proszę podać (w formie komentarza pod poniższym wpisem) do jakiej koncepcji architektury korporacyjnej można odnieść proste reguły? Dla osoby która poda jako pierwsza poprawną odpowiedź czeka nagroda niespodzianka :).

PS. Podczas przygotowywania tego wpisu korzystałem z artykułów D. Sull oraz K. Eisenhardt opublikowanych w Harvard Business Review – tj.:

• K. Eisenhard, D. Sull, Strategy as Simple Rules, Harvard Business Review, styczeń 2001.
• K. Eisenhard, D. Sull, Proste reguły w złożonym świecie, Harvard Business Review Polska, luty 2013.