Zarządzanie portfelem IT a maksymalizacja wartości IT

Kategoria II

Zgodnie z definicją zawartą w portfelu Słownika Języka Polskiego portfel to określona, zaplanowana ilość czegoś, na bazie ustalonych wcześniej kryteriów doboru. W świecie IT słowo “portfel” występuje najczęściej w kontekście aplikacji lub projektów (tj. portfel aplikacji lub portfel projektów). W niniejszym wpisie chciałbym skoncentrować się na szczególnym rodzaju portfela – tj portfelu IT i mechanizmach zarządzania nim. Na portfel IT składa się: portfel projektów i programów IT, portfel aplikacji oraz portfel komponentów infrastruktury.

Celem wdrożenia w organizacjach koncepcji “portfela IT” jest maksymalizacji wartości dostarczanej przez IT poprzez wprowadzenie mechanizmów harmonijnego i spójnego sposobu zarządzania trzema portfelami: projektów i programów, aplikacji i infrastruktury.

Dlatego od strony formalnej zaproponowałem następującą definicję portfela IT:

Zharmonizowany ze sobą i rozpatrywany jako całość, zbiór portfeli:

programów, projektów i innych prac inwestycyjnych dotyczących IT,
aplikacji,
komponentów infrastrukturalnych,

które funkcjonują w ramach organizacji.

Natomiast jako definicję zarządzania portfelem IT proponuję ująć poprzez następującą definicję:

jest to kombinacja narzędzi oraz metod stosowanych do pomiaru, kontroli i zwiększenia stopy zwrotu z inwestycji w IT zarówno – rozpatrywanych indywidualnie jak i na poziomie zagregowanym (w skali całej organizacji) – w sposób uwzględniający cele biznesowe organizacji, nie przekraczając dostępnych zasobów i uwzględniając inne ograniczenia.

Od razu zaznaczę, że mam świadomość, iż część z Państwa zarzuci mi, że nie powinienem mówić o portfelu IT, ale o portfelu korporacyjnym (Enterprise Portfel). Zgadzam się z Państwem. Ale dojrzałość mechanizmów w Polsce jest ciągle na stosunkowo niskim poziomie i większość wdrożeń dotyczących zarządzania portfelem (projektów i programów) obejmuje tylko przedsięwzięcia informatyczne.

Na bazie opracowania OGC pt. “Management of Portfolios” wydanego w 2011 można wprowadzić 5 złotych zasad zarządzania portfelem IT (albo inaczej: są to kluczowe czynniki sukcesu dla zarządzania portfelem IT):

Zaangażowanie kierownictwa organizacji w procesy realizowane w ramach portfela.
Dopasowanie procesów portfela do mechanizmów decyzyjnych organizacji.
Dopasowanie portfela do strategii organizacji.
Funkcjonujące biuro portfela.
Energetyzująca kultura zmiany.

Ja pozwoliłem sobie dodać do tego szóstą zasadę:

Stały dostęp do wiarygodnych i aktualnych danych nt. zawartości portfeli składowych (tj. projektów i programów, aplikacji i infrastruktury) oraz ich powiązań i interakcji.

Dzięki wdrożeniu w/w zasady możliwe będzie wprowadzenie w organizacji tzw. aktywnego zarządzania portfelem IT rozumianym jako: usystematyzowana działalność polegająca na dokonywaniu permanentnych modyfikacji składu portfela IT na podstawie bieżących prognoz i analiz nakierowanych na:

długookresową maksymalizację wartości dostarczanej przez IT,
przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka związanego z IT.

Warunkiem koniecznym, aby ta zasada mogła zafunkcjonować jest dysponowanie “jednym źródłem prawdy” nt. portfela IT, czyli odpowiednio skonstruowanym repozytorium IT. Jednym z elementów odpowiedniego konstruowania takiego repozytorium jest właściwe zbudowanie jego metamodelu.

Temu zagadnieniu poświęcony jest kurs “Zarządzanie portfelem IT z wykorzystaniem modeli architektury korporacyjnej”, który dostępny jest w ramach Akademii Standardów IT (jeżeli nie posiadacie Państwo konta na platformie e-learningowej Akademii proponuję się zarejestrować). Poniżej przedstawiono cały zakres kursu: